文章構成術

文章構成術/書く前に考えたい、基本フォーマット12種類

投稿日:2018年9月3日 更新日:

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文章を作成するうえで欠かせないのが「構成術」です。
どのような流れで話を展開するか、を考えることが必要なんですね。

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もちろん、思いつくままに書いていってよいのですが、基本となる「型」を知っておくと、自分の言いたいことをまとめやすくなります。

「型」にそって書く。

または、

書き終えたところで、「型」に応じて文章を並べ替える。

というのも賢いやり方です。

話の流れがスムーズになるので、読みやすく、わかりやすく、説得力のある文章に仕上げることができます。

さあそこで、ご参考までに、どんな「型」があるのか、まとめてみました。

●序破急

【序論】
いつも大変お世話になっております。

【本論】
先日ご用命を賜りました○○の件ですが、○○様にご恩返しをしたい一心で徹底的にコストダウンをはかった結果、当初の試算よりも100万円ほどお安くすることが可能と判断しました。

【結論】
さっそく、新たな御見積書を送信いたします。
ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。

●起・承・転・結

【起】
いつも大変お世話になっております。

【承】
先日ご用命を賜りました○○の件でご連絡さしあげます。

【転】
○○様にご恩返しをしたい一心で徹底的にコストダウンをはかった結果、当初の試算よりも100万円ほどお安くすることが可能です。

【結】
さっそく、新たな御見積書を送信いたします。
ご確認のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。

●転・承・結

【転】
先日ご用命を賜りました○○の件、当初の試算よりも100万円ほどお安くすることが可能です。

【承】
いつもお世話になっております○○様にご恩返しをしたい一心で、徹底的にコストダウンをはかった結果です。

【結】
さっそく、新たな御見積書を送信させていただきます。
ご確認のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。

●結・起・承・転・結

【結】
先日ご用命を賜りました○○の件でよいお知らせがあり、さっそく新たな御見積書を送信させていただきます。

【起】
作業工程を細かく見直し、徹底的にコストダウンをはかりました。

【承】
その結果、当初の試算よりも100万円ほどお安くすることができると判断しました。

【転】
いつもお世話になっております○○様にご恩返しをしたい一心です。

【最後にもう一度・結】
添付の御見積書をご確認のうえご返信をいただけますよう、よろしくお願い申し上げます。

●目理方結

【目的】
先日ご用命を賜りました○○の件では、私ども微力ながら精一杯の努力を重ね、ぜひとも成功させたいと願っております。

【理由】
いつもお世話になっております○○様にご恩返しをしたい一心です。

【方法】
作業工程を細かく見直し、徹底的にコストダウンをはかりました。

【結論】
当初の試算よりも100万円ほどお安くすることができます。
さっそく、新たな御見積書を送信させていただきます。
ご確認のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。

●箇条書き形式

【現状】
ご用命を賜りました○○の件で、先日、御見積書を送信いたしました。
ご返信をお待ちしておりますが、その後いかがなりましたでしょうか。

【問題点】
お忙しいことは重々承知しておりますが、もしや、ご納得いただけない点があるのではと案じております。

【原因・理由・根拠】
金額について、何か疑問点などあおりではないでしょうか。

【改善案】
必要とあらば、改めて作業工程を細かく見直し、経費節減に努めます。
いつもお世話になっております○○様にご恩返しをしたい一心です。

【将来展望】
徹底的にコストダウンをはかれば、当初の試算よりも多少なりとお安くできるかと存じます。
ご理解ご助力のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。

●PASONAの5部構成

【Problem】問題点を明確化する

ご用命を賜りました○○の件で、先日、御見積書を送信いたしました。
ご返信をお待ちしておりますが、その後いかがなりましたでしょうか。

【Agitation】問題意識を煽り立てる

来月になりますと資材コストが急騰するため、必要とする資材一式を今月中に発注する必要があります。

【Solution】解決策を示す

必要とあらば、改めて作業工程を細かく見直して徹底的にコストダウンをはかり、再度御見積書を送信いたします。
当初の試算よりも多少なりとお安くできるかと存じます。

【Narrow down】対象とする顧客や期間を限定する

いつもお世話になっております○○様にご恩返しをしたい一心です。
ぜひとも○○様にご納得いただき、今週中にご決済を賜りたいと願っております。

【Action】行動を呼びかける

まずは、ご返信を頂戴できますでしょうか。
ご多忙のところまことに恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

●PREP法

【Point】要点・結論

○○の御見積書に対するご決済を、ぜひとも今週中にお願いしたいと存じます。

【Reason】結論に至った理由

(なぜなら)、来月になりますと資材コストが急騰するため、必要とする資材一式を今月中に発注する必要があるためです。

【Example】実例・事例・具体例

(たとえば)、現状では大根1本が約100円ですが、来月からは倍の200円になります。
ニンジン、たまねぎ、じゃがいもなども3割アップが見込まれます。

【Point】結論を繰り返す

先にお送りした御見積書の有効期限は今週いっぱいとさせていただきます。
資材コストを抑えられるうちにぜひとも、ご決済をお願いいたします。

●SDS法

【Summary】全体の概要

ご用命を賜りました○○の件で先日お送りした御見積書の有効期限が迫っております。
資材コストを抑えられる今週中に、ぜひともご決済をお願いしたいと存じます。

【Details】詳細の説明

お急がせしましてまことに恐縮ですが、御見積書に明記しましたとおり、有効期限は今週いっぱいとなっております。
来月になりますと資材コストが急騰するためです。
現状は、たとえば大根1本が約100円ですが、来月からは倍の200円になります。
ニンジン、たまねぎ、じゃがいもなども3割アップが見込まれます。
資材コストを抑えられるうちに、必要とする資材一式を発注したいと考えております。

【Summary】最後に全体のまとめ

ご多忙のことと存じますが、○○の御見積書内容を詳細にご検討いただき、今週中にご決済を賜りますよう、お願い申し上げます。

↑「今週中に決済を」ということを3回繰り返しています。このように、同じ内容を、手法を変えて3回伝えるというのは、テレビのニュース番組などでよく使われる構成術です。

●ピラミッドストラクチャー・ボトムアップ型

(伝えたいことはいろいろあるけれど、「一番言いたいこと」がはっきりしない場合は、根拠から主張へと要約していくボトムアップ型のアプローチがオススメ)

いつも大変お世話になっております。
ご用命を賜りました○○の件で、先日、御見積書を送信いたしました。
ご返信をお待ちしておりますが、その後いかがなりましたでしょうか。

来月になりますと資材コストが急騰します。
現状は、たとえば大根1本が約100円ですが、来月からは倍の200円になります。
ニンジン、たまねぎ、じゃがいもなども3割アップが見込まれます。
資材コストを抑えられるうちに、必要とする資材一式を発注したいと考えております。

ご多忙のことと存じますが、御見積書の内容を詳細にご検討いただき、今週中にご決済を賜りますよう、お願い申し上げます。
お急がせしましてまことに恐縮ですが、御見積書に明記しましたとおり、有効期限は今週いっぱいとなっておりますこと、どうかご了承くださいませ。

●ピラミッドストラクチャー・トップダウン型アプローチ

(伝えたいことが明確なら、主張から根拠を洗い出すトップダウン型のアプローチがオススメ)

いつも大変お世話になっております。
ご用命を賜りました○○の件で、先日、御見積書を送信いたしました。ご高覧いただけたでしょうか。
御見積書に明記しましたとおり、有効期限は今週いっぱいとなっております。
お急がせしましてまことに恐縮ですが、内容を詳細にご検討いただき、今週中にご決済を賜りますよう、お願い申し上げます。

来月になりますと資材コストが急騰します。
現状は、たとえば大根1本が約100円ですが、来月からは倍の200円になります。
ニンジン、たまねぎ、じゃがいもなども3割アップが見込まれます。
資材コストを抑えられるうちに、必要とする資材一式を発注したいと考えております。
何卒よろしくお願い申し上げます。

●ブログ記事によく見られる6つのパート構成術

【起・悩みや問題の提示】

こんにちは。お元気ですか。
私も毎日元気に在宅ライターの仕事をしています。
元気ですが、一日中パソコンに向かっていると、やはり目が疲れます。
目の奥がなんとなく痛いし、パソコン画面の文字がぼやけたり、かすんだりしてしまうんです。

【承・理解と共感】

市販の目薬、目医者さんが処方してくれる目薬など、いろいろ試してみましたが、あまり効果はなかったな〜。
「薬に頼るよりも、じっと目を閉じて涙を眼球全体に行き渡らせるといい」と、先日ある人に言われました。
たしかにそのとおりかもしれません。
涙でしっとり潤っていないと、いわゆる「ドライアイ」の状態になり、目の表面の細胞に傷ができやすくなると言いますからね。
「だけど年をとると涙の分泌量が減るから、目を閉じるだけじゃダメ。目薬をさして補わないとね」と言う人もいます。
なるほどね〜。

【転・新たな視点で原因追究】

それにしても、ですよ。
いわゆる「ドライアイ」になりさえしなければ、目の痛みやかすみはなくなるのかな。
どうも違うようだな〜。
だって、目薬をさしても、涙を浮かべても、目の痛みやかすみはなかなかよくならないんだもん。
ドライアイよりもむしろ、視神経の疲れが原因なんじゃないかしら。
だったら、目をよーく休ませてやって、神経のコリをほぐしてやるのが最も効果的じゃないかしら。

【結・解決策の提案/どんな変化が期待できるか】

そこで私、眼球体操というものを試してみました。
目を閉じて、目玉を右、左、上、下、と動かします。
斜めの動きもします。
そして、時計回りにぐるっと一回転。
反時計回りもします。
レム睡眠、つまり夢を見ているときの急速眼球運動と同じことをするわけですね。
これは効果がありましたよ。
目玉を動かすことにより、まぶたの下全体に涙が広がっていく感じがします。
視神経のこわばりが徐々にほぐれていくような気もします。
気のせい?
いえいえ、たしかに「ああ楽になった」と感じるのです。
私にはこの方法が合っているようです。

【最後に・明るい未来をイメージして、まとめる】

そういえば、私は肩凝りも運動で治しています。
もともとあまり肩が凝るほうではないのですが、長時間パソコンに向かっていると、肩や首の筋肉が「張って固くなる」のを感じます。
そんなときは、肩甲骨を動かすようにして肩全体をぐるぐる回す。
ついでに首もぐるぐる回す。
この運動を3、4回やると、こわばっていた筋肉が柔らかくなり、血の巡りもよくなるようです。
薬やマッサージよりも運動が効く!! というのが私の実感です。
疲れたら少し休む、休みながら動かす、というのがいいみたい。
時間はさほどかかりません。お金は1円もかかりません。薬を用いないので、副作用もゼロです。
目の疲れ、肩や首の疲れは、「ぐるぐる回し」でほぐしていきましょう!!

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